3 sposoby na optymalizację kosztów związanych z organizacją stoisk eventowych

Udział firmy w eventach branżowych to kosztowne przedsięwzięcie – jednym z najpoważniejszych wydatków jest zakup mebli i modułów wystawienniczych. Na tych elementach nie powinno się oszczędzać, ponieważ dzięki funkcjonalnym i estetycznym rozwiązaniom szansa na odniesienie sukcesu marketingowego oraz sprzedażowego znacząco rośnie. Podpowiadamy więc, gdzie najlepiej szukać oszczędności podczas projektowania stoiska eventowego.

Nowoczesne moduły wystawiennicze zamiast klasycznych mebli

Doskonale, jeśli stoisko na eventy nie jest jednorazowym wydatkiem, a długofalową inwestycją. Aby zrealizować ten cel, warto zainteresować się modułami wystawienniczymi, które cieszą się coraz większą popularnością i powoli, ale skutecznie zajmują miejsce klasycznych mebli wystawowych. Przewaga nowoczesnych modułów nad tradycyjnymi meblami polega na tym, że elastycznie dopasowują się do każdej przestrzeni.

W razie potrzeby stoisko można zarówno zmniejszyć bez negatywnych skutków dla jego funkcjonalności, jak i uzupełnić o dodatkowe elementy, które na pewno będą dobrze współgrać z całą konstrukcją. Ponadto stoiska systemowe bazujące na modułach świetnie dopasowują się nie tylko do dowolnej przestrzeni wystawowej, lecz także do strategii biznesowej firmy – w zależności od potrzeb można szybko zmienić stoisko typowo ekspozycyjne w sprzedażowe czy służące głównie do obsługi klienta.

Przemyślane rozwiązania z zakresu transportu, montażu i magazynowania stoisk

Dużym obciążeniem finansowym dla wielu firm są kwestie logistyczne, w tym zwłaszcza magazynowanie stoisk po zakończonym evencie oraz przewiezienie wszystkich elementów konstrukcji na miejsce nowego wydarzenia. I pierwszy, i drugi problem rozwiąże zakup tzw. stoisk pudełkowych. Tego typu systemy ekspozycyjne po złożeniu zajmują mało miejsca i mieszczą się w kartonie, w związku z czym ich przewożenie oraz przechowywanie nie powinno być drogie czy kłopotliwe. Do transportu wystarczy samochód osobowy, natomiast na czas między eventami cała konstrukcja może być schowana w niewielkim magazynie, pomieszczeniu gospodarczym, a nawet biurze.

Kolejny koszt łatwy do optymalizacji dotyczy montażu stoisk targowych. Zatrudnienie dodatkowych pracowników wiąże się ze sporym wydatkiem, który może jeszcze zostać spotęgowany przez konieczność dokupienia narzędzi. Najlepiej więc od razu zainwestować w stoiska niesprawiające problemów podczas montażu. Obecnie niektórzy producenci oferują w pełni wyposażone, funkcjonalne moduły przystosowane do złożenia przez jedną osobę. W dodatku rozwiązania zastosowane w nowoczesnych systemach wystawienniczych pozwalają zbudować całe stoisko z użyciem wyłącznie podstawowych narzędzi.

Wymienne wkłady tekstylne i panele graficzne

Następnym pomysłem na oszczędności są wkłady tekstylne w pylonach i kasetonach oraz wymienne panele graficzne m.in. w ladach, postumentach i regałach. Dzięki wymiennym elementom można szybko i niewielkim kosztem przystosować stoisko do charakteru eventu bądź nowej oferty firmy. Tego typu rozwiązania stanowią też spore ułatwienie dla przedsiębiorstw przechodzących proces rebrandingu albo prowadzących działalność sezonową.

Pracownik firmy Clever Frame, projektanta i producenta modułów wystawienniczych, tłumaczy: W razie konieczności zmiany grafik czy treści w modułach z wymiennymi częściami wystarczy kupić wyłącznie element, który jest nośnikiem nadruków. Natomiast sama konstrukcja poszczególnych ekspozytorów, np. barów lub kasetonów reklamowych, wciąż może z powodzeniem pełnić swoją rolę. Nie trzeba więc projektować ani zamawiać nowego stoiska, a to duża oszczędność czasu i pieniędzy.

Profesjonalne stoisko eventowe oparte na modułach, konstrukcji prostej w montażu oraz elementach wymiennych kosztuje więcej niż klasyczne meble, lecz są to dobrze wydane pieniądze. W perspektywie długoterminowej taka inwestycja na pewno się zwróci i to nie tylko pod względem finansowym. Pod uwagę należy także wziąć korzyści w obszarze logistyki (magazynowania, przechowywania i montażu stoisk).